Büro-Sortierdienst

Büro-Sortierdienst

Ein Büro-Sortierdienst ist für alle interessant, die gerne im organisatorischen Bereich arbeiten möchten. Du hast Organisations-Talent und kennst dich aus, wie Unterlagen zu sortieren sind? Dir macht gerade dieser Bereich viel Spaß? – Dann solltest du auf jeden Fall weiter lesen, denn daraus lässt sich auch eine Tätigkeit aus dem Home-Office heraus, ins Leben rufen.

Den Büro-Sortierdienst kannst du für unterschiedliche Bereiche anbieten. Hierbei geht es immer um das Sortieren von Unterlagen jeglicher Art: Für Firmen aller Branchen und Größen, aber auch für Privatpersonen. 

Ganz, ganz wichtig ist aber ....

Wenn du die Absicht hast, einen Büro-Sortierdienst vom Home-Office aus anzubieten, muss auf jeden Fall sicher gestellt sein, dass Niemand, und ja, wirklich Niemand auf diese Unterlagen Zugriff oder gar Einsicht erhält, auch beispielsweise deine Kinder oder dein Partner nicht! – Das ist ganz, ganz Wichtig !!! 

Bei allen Unterlagen und Dokumenten mit denen du in deinem Büro-Sortierdienst zu tun hast, muss IMMER sichergestellt sein, dass du den Datenschutz einhältst und dafür Sorge trägst, dass sämtliche Schriftstücke vertraulich behandelt werden. 

Ohne Aktenvernichter/Schredder geht in diesem Bereich gar nichts! Sämtliche Unterlagen, die nach Sortierung entsorgt werden können/sollen, weil sie beispielsweise veraltet sind oder nicht mehr benötigt werden, MÜSSEN auf jeden Fall geschreddert werden! Auf keinen Fall darfst du solche Unterlagen in den Müll werfen!  Und ja, Vorsicht mit Schreddern, lieber einmal mehr nachfragen, bevor es zu spät ist. 😉

Im Geschäftskunden-Bereich:

Oft ist es ja so, dass sich gerade bei Kleinunternehmen Belege aller Art auf dem Schreibtisch stapeln, da der Chef meistens nicht dazu kommt, Ordnung zu schaffen. In vielen kleinen (Ein-Mann-)Handwerksbetrieben ist das oftmals der Fall. Dazu kommt, Unterlagen abzuheften oder gar die Belege für die Buchhaltung ordentlich zu dokumentieren, das bringt kein Geld in die Kasse und so bleibt es einfach liegen, weil andere Bereiche für den Unternehmer in dem Moment vielleicht gerade wichtiger sind.

Hier kommst du dann mit deinem Büro-Sortierdienst ins Spiel, indem du dem Geschäftsinhaber diese Arbeiten abnimmst. Der Aufgabenbereich kann unterschiedlich sein. In diesem Bereich ist es oft auch so, dass Folgeaufträge kommen, sodass du nach und nach weitere Bereiche noch übernehmen kannst, die ähnlich gelagert sind oder in Zukunft auch diverse Bereiche regelmäßig übernehmen kannst. 

Aufgaben können sein ...
Vorbereitende Buchhaltung für den Steuerberater
Unterlagen der verschiedensten Art sortieren
Eine allgemeine Ordnerstruktur herstellen

Buchungsbelege werden geordnet, sortiert und chronologisch abheftet.

Kassenbuch anlegen, zudem Kontoauszüge mit den Belegen zusammenbringen und alles chronologisch Monat für Monat abheften, sodass die Unterlagen nur noch an den jeweiligen Steuerberater übergeben werden.

Betriebliche Unterlagen wie: Verträge, Kundenbelege, Angebote, offene Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Gehaltsabrechnungen, Mitarbeiterverträge, und noch vieles mehr, werden sortiert, abgeheftet und gut übersichtlich aufbereitet. 

Quasi alles, was im jeweiligen Büro an Dokumenten anfällt. 

Dies ist aber immer auftragsabhängig, je nachdem, in welchen Bereichen dein Auftraggeber Unterstützung benötigt. 

Zum Teil müssen auch entsprechende Ordner angelegt werden, sodass es wieder einen guten Überblick über sämtliche Dokumente gibt. 

Hierbei ist es immer ratsam genügend DIN A4 Ordner vorrätig zu haben, es werden teilweise jede Menge Ordner benötigt. 

Im Privatkunden-Bereich

Bei Privatkunden kann es sich ebenso um Unterlagen oder Dokumente jeglicher Art handeln. Oftmals wurden die Schriftstücke jahrelang nicht sortiert und einfach nur irgendwo abgelegt. 

Es kann dir also gut passieren, dass du eine Kiste voll mit Schriftstücken bekommst, in der wirklich alles durcheinander ist. Ein paar Ordner, in denen schon das eine oder andere abgeheftet wurde, dazwischen irgendwo dann noch Kontoauszüge oder Unterlagen über den Hauskauf, ungeöffnete Post, usw. Ich habe sogar schon einen 50 €uro-Schein in den zu sortierenden Unterlagen gefunden – die Kundin hat sich darüber gefreut, dass er wieder aufgetaucht war. 

Deine Aufgabe ist es dann, genau wie im geschäftlichen Bereich auch, aus diesem Chaos ein übersichtliches Ordnungssystem herzustellen (mit Absprache des Auftraggebers, wie er, was geordnet haben möchte), sodass dein Kunde anschließend gut strukturierte und geordnete Unterlagen zurück erhält. 

Wo und wie findest du Kunden?

Das ist unterschiedlich! Ideal ist, wenn du vielleicht in deiner näheren Umgebung bereits Firmen kennst, die du auf deine Dienstleistung ansprechen kannst. Kunden, die in deiner Umgebung ihren Firmensitz haben, denen kannst du ggf. anbieten, die Unterlagen abzuholen. Oder umgekehrt, das sie zu dir gebracht werden – je nach dem, ob du einen PKW hast und wie der Kunde es wünscht. Aber auch  Kunden die weiter weg wohnen, lassen sich über das Internet finden. In diesem Fall wird alles auf dem Postweg mit versicherten Paketen abgewickelt. Auch das klappt wunderbar.

Und hier einen Tipp: Lasse dir schöne Visitenkarten für deinen Büro-Sortierdienst drucken – und jedem Kunden, dem du die fertigen Ordner lieferst, überreichst du gleich 5 Visitenkarten mit dem Hinweis, dass du dich über eine Weiterempfehlung sehr freuen würdest. Sollten die Unterlagen auf dem Postweg versendet werden, legst du sie eben mit in das Paket und fertigst noch ein nettes Schreiben an, indem du dein Anliegen genau so formulierst. 

Zum Thema Visitenkarten gibt es einen eigenen Beitrag – auch das sind Dinge, die sehr wichtig sind und auf die du achten solltest, damit diese professionell und gut gemacht sind. Auf keinen Fall solltest du kostenlose Visitenkarten verwenden, bei denen auf der Rückseite die Werbung von der entsprechenden Druckerei zu finden ist. Das macht keinen guten Eindruck – glaub es mir einfach mal. 🙂 Dein potentieller Neukunde könnte ggf. denken, dass du auf der “Billig-Schiene” bist und daraus schlussfolgern, dass du dann vielleicht auch billiges Material für seine Unterlagen verwendest.

Von daher, deine Visitenkarte ist auch immer deine Eintrittskarte in ein neues Unternehmen, je besser du dich als Unternehmen präsentierst, um so aussichtsreicher sind auch deine Chancen. Wenn dir die Kenntnisse fehlen, Visitenkarten zu gestalten, dann lass dir welche anfertigen von Personen, die das können – das ist auf jeden Fall eine lohnenswerte Investition in dein Unternehmen. 1000 Visitenkarten bekommst du beispielsweise schon für knapp über 30 Euro, die grafische Gestaltung kostet dann vielleicht auch noch mal 20 – 30 Euro, aber wie schon erwähnt, ist es eine lohnenswerte Investition in dein Unternehmen. 

Ausstattung und Material, das du für diese Tätigkeiten benötigst

Um dich mit einem Büro-Sortierdienst selbständig zu machen, benötigst du ein paar technische Geräte, aber auch einen vernünftigen Arbeitsplatz, um ordentlich arbeiten zu können. Die meisten Geräte sind aber oft schon vorhanden. 

Für das Sortieren, Ordnen und Abheften der Unterlagen benötigst du auf jeden Fall einen riesengroßen Tisch, sodass du alle Unterlagen bereits beim Durchschauen sofort in bestimmte Bereiche geordnet, ablegen kannst. Ich selbst habe für diese Arbeit einen ausziehbaren Tisch mit den Maßen (ausgezogen) von 2,60 x 0,95 m. Und selbst der ist mir manchmal noch zu klein – je nach dem, wie umfangreich die Unterlagen sind. Hier aber einmal einen Tipp: Es reicht völlig aus, einen ausziehbaren Ess- oder Küchentisch für diese Zwecke zu nutzen. Büromöbel haben ihren Preis, daher, es langt ein ganz normaler Tisch zum Sortieren der Unterlagen. Und ja, je größer, desto besser 🙂

Einen PC mit Bildschirm oder Laptop hat ja heute schon fast jeder. Tastatur und Maus, verstehen sich von selbst – DruckerKopierer und Scanner sind auf jeden Fall erforderlich, denn diese Geräte brauchst du immer mal wieder, da du manchmal auch für deine Kunden diverse Belege kopieren oder einscannen musst. Hier reicht aber erst einmal ein Gerät im niedrigen Preissegment und ideal sind auch die Kombigeräte (Multifunktionsdrucker). Ich habe gute Erfahrungen mit dem Canon gemacht und für den Anfang reicht dieses Gerät vollkommen aus.

Zudem benötigst du gängige PC-Software wie beispielsweise Office (Das du nicht mit illegal heruntergeladener Software arbeitest, versteht sich von selbst, nicht wahr?) 

Ein Headset zum Telefonieren ist sehr nützlich, aber nicht zwingend notwendig. Es ist halt immer von Vorteil, wenn Telefongespräche mit Kunden stattfinden, dass du die Hände frei hast und dir Notizen machen kannst, oder falls du zeitgleich am Rechner etwas schreiben musst während du telefonierst, usw. Es gibt unzählige, gute Headsets für Festnetz-Telefonie oder für PC-Telefonie, in allen erdenklichen Ausführungen und Preislagen. Im Laufe der ganzen Jahre habe ich so einige Headsets ausprobiert, von denen manche wirklich eine Katastrophe waren, andere wiederum gut waren und ihren Zweck erfüllten. Empfehlen kann ich die Headsets von Sennheiser, die es auch in allen Preislagen gibt, damit habe ich auch lange Zeit gearbeitet. Für den Anfang gibt es um die 30 Euro schon recht gute Headsets. Inzwischen nutze ich das  Plantronics Savi W740 Wireless Headset, das ist ein Gerät, dass sowohl für PC wie Skype, etc, Festnetztelefon + Handy nutzbar ist. Allerdings ist es auch nicht ganz preiswert, dafür aber gut 🙂

Unbedingt erforderlich ist ein Aktenvernichter/Schredder für diese Tätigkeit. Den brauchst du auf jeden Fall. Zu Beginn reicht ein Gerät um die 30-50 Euro – später kannst du dir ja ein größeres Gerät anschaffen, falls du das brauchst. Wenn die Discounter ihre Büro-Aktionen haben, findest du dort auch Aktenvernichter, die recht gut sind. Diese Geräte liegen so um die 30 Euro und sind für den Start erst einmal völlig ausreichend. 

Es macht wirklich Sinn und erleichtert dir auch die Arbeit, wenn du stets ausreichendes Arbeitsmaterial vor Ort hast, damit du deine Aufträge auch fertig stellen kannst und nicht ins Stocken gerätst, weil Arbeitsmaterial wie genügend DIN A4 Ordner, Druckerpapier, Druckerpatronen, selbstklebende Ordneretiketten, Trennblätter, Klarsichthüllen, usw. fehlen und du erst auf den Postboten warten musst, damit er dir deine bestellten Produkte liefert.

Für das Sortieren, Ordnen und Abheften von Unterlagen solltest du daher immer die gängigsten Arbeits- und Büromaterialien vorrätig haben. Sinnvoll sind beispielsweise auch stapelbare Ablagekästen zum Sortieren der Unterlagen. Ganz wichtig ist aber vor allen Dingen ein wirklich vernünftiger, stabiler Locher mit einer Anschlaghalterung, sodass du ordentlich A5- oder A4-Lochungen machen kannst und ein stabiler Tacker mit ausreichend Ersatzklammern (hiervon brauchst du wirklich jede Menge). Und gerade bei diesen beiden Geräten solltest du wirklich darauf achten, dass es gute und stabile Geräte sind, die hast du ständig im Einsatz. 

Ich persönlich handhabe es auch so, dass die benötigten Materialien immer im Preis als Pauschale enthalten sind, sodass der Kunde einen Gesamtpreis inkl. Materialpauschale für meine Dienstleistung bezahlt. – Aber das muss jeder selbst entscheiden, wie er das handhabt. 

Eine Webseite und Visitenkarten für dein Unternehmen

Wie bereits erwähnt, für deine Dienstleistung solltest du dir unbedingt eine professionelle Webseite erstellen oder erstellen lassen, wenn du das nicht kannst. Mit professionell meine ich vor allen Dingen, dass du keine kostenlose Domain verwendest, bei der für deine Besucher sofort ersichtlich ist, dass es sich um eine kostenlose Seite handelt. Ebenso sind auch Visitenkarten sehr nützlich. Auch diese sollten professionell erstellt werden. Lese auch meine Beiträge zu diesen Themen.