Schreibbüro

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Schreibbüro

Mit einem Schreibbüro im Home-Office arbeiten? Schreiben ist deine Leidenschaft und du hast Lust darauf Diktate, Berichte, Protokolle wie z.B. Gesprächs- oder Tagungsprotokolle, Gutachten, Interviews oder Gruppendiskussionen, von Digitalen Medien auf’s Papier zu bringen? 

Du bist fit mit allen gängigen Audiodateien und mit den entsprechenden Formaten, sodass du das gesprochene Wort in eine geschriebene Form bringen kannst. Formatierungswünsche deiner Kunden kannst du umsetzten, ebenso transkribierst du Interviews oder Gruppendiskussionen flexibel nach den Wünschen deiner Kunden?

Absolute Verschwiegenheit ist verpflichtend und eine der Grundvoraussetzungen, wenn du in diesem Bereich ein Home-Office gründen willst. Eine ausführlich Datenschutzerklärung nach DSGVO gehört ebenso dazu, wie zuverlässiges und schnelles Schreiben. 

Die sichere Übermittlung von Daten sollte per verschlüsselter eMail, per verschlüsseltem FTP oder über einen eigenen Server erfolgen. Hier darfst auch nur du Zugang zu diesen Daten haben. Weder deine Kinder, dein Partner, deine Eltern oder wer auch immer, darf hier Zugriff oder Einsicht haben, denn es geht zu 95% immer um hoch sensible Daten. Gerade weil du vom Home-Office aus arbeitest, ist die Verarbeitung der Daten auf meinem speziell geschütztem Server sinnvoll. 

Dank zeitgemäßer Informationstechnologie spielt es in den meisten Fällen keine Rolle mehr, wo du arbeitest und wo dein Kunde wohnt. Sicher wirst du auch Kunden in deiner Nähe haben, aber auf Grund der heutigen Technik, kannst du quasi von überall einen Auftrag annehmen. 

Schreibaufträge aller Art stehen zur Verfügung

Schwerpunkt der zu vergebenen Aufträge sind überwiegend die Bereiche: Gutachten, Berichte, wissenschaftliche Transkriptionen, ebenso auch Interviews und Gruppendiskussionen. Als Schreibbüro übernimmst du fachmännisch sämtliche Schreibarbeiten die im klassischen Büroalltag, im privaten Bereich, aber auch im kreativen Bereich, anfallen. Typische Aufträge für ein Schreibbüro sind: 

  • Doktorarbeiten
  • Diplomarbeiten
  • Schriftstücke verfassen
  • Geschäfts- und Privatkorrespondenz
  • Bewerbungen und Lebenslauf
  • Angebote, Rechnungen, Mahnungen (diese werden nach Vorgabe angefertigt)
  • Berichte
  • Gutachten
  • Protokolle
  • Dokumentationen
  • Tabellen
  • Manuskripte
  • Referate
  • Reden
  • Bücher
  • Diplomarbeiten
  •  Examensarbeiten
  • Magisterarbeiten
  • Hausarbeiten
  • Dissertationen
  • Exposés
  • Anwaltsbriefe 
  • und noch vieles, vieles mehr …  
Ebenso können diese Bereiche in einem Schreibbüro anfallen:

Manchmal fallen aber auch Datenerfassungs-Tätigkeiten in einem Schreibbüro an, wie beispielsweise Tabellen erfassen oder erstellen, handschriftliche Adressen in eine Exceltabelle übertragen, usw. Auch möglich sind Aufträge, die üblicher Weise von Texter/innen angefertigt werden, wie Blogbeiträge, etc. 

Aufträge bekommst du in der Regel ...
  • als handschriftliche oder maschinelle Vorlage
  • als Audio-Datei (Micro- oder Minikassetten)
  • oder per E-Mail als Digitale Datei
Wichtige Eigenschaften, die du mitbringen solltest:

Jetzt geht es aber nicht nur darum, die Aufträge einfach „runter“ zu tippen, sondern du solltest Fachwissen in Rechtschreibung, Grammatik und DIN-Vorschriften haben (DIN 5008). Flexibilität und Schnelligkeit haben zudem höchste Priorität. Des weiteren sind Zuverlässigkeit, Pünktlichkeit, Genauigkeit und Gewissenhaftigkeit Grundvoraussetzungen für die Zusammenarbeit mit deinen zukünftigen Kunden. 

Hürden im Alltag

Von zu Hause arbeiten bedeutet aber auch immer freie Zeiteinteilung. Genau hier liegt oftmals aber das Übel. Es ist wirklich gut, wenn du dich von Anfang an, an geordnete Arbeitszeiten gewöhnst. Wenn du beispielsweise Kinder zu versorgen hast, so mache das vorher und plane deine Arbeitszeit so, dass du anschließend mit deinem Arbeitstag beginnst. 

Eine Herausforderung sind oftmals Familie und Freunde. Wie oft kommen Freunde oder aber die Familie mit Kleinigkeiten, die dich immer und immer wieder bei der Arbeit stören. Du bekommst dann vielleicht Sätze wie: „Du bist doch ohnehin Zuhause.“, zu hören. Viele Menschen haben große Probleme damit, die Arbeit im Home-Office zu verstehen und vor allem auch zu akzeptieren. Vor allem auch zu respektieren, das Arbeitszeit, “arbeiten” bedeutet. 

Tipp: Es macht wirklich Sinn, während der geplanten Arbeitszeit, Handy und Telefon auszuschalten! Vor allen Dingen auch die Seiten der Sozialen Netzwerke zu schließen, denn all diese Dinge halten dich von deiner Tätigkeit ab. Auch Kinder verstehen es oft zu Anfang nicht, dass du zwar zu Hause bist, aber trotzdem gerade keine Zeit für sie hast, weil du deine Arbeit erst fertigstellen musst. Teile deinen Freunden und Verwandten mit, dass du nur zu bestimmten Zeiten und auch nur im absoluten Notfall erreichbar bist.

Eine meiner Nachbarinnen beispielsweise brauchte etliche Anläufe, bis sie verstanden hatte, dass sie zu bestimmten Zeiten bei mir nicht schellen soll. Immer und immer wieder schellte sie wegen diverser, wirklich auch belangloser Anliegen an und immer und immer wieder musste ich ihr erklären, dass ich am Arbeiten bin und keine Zeit habe. Irgendwann ist dann der Groschen bei ihr gefallen 😉 – Aber das ist/war nicht nur bei mir so, das Problem haben einige. 

Es fällt vielen Home-Officebetreiber/innen oft sehr schwer, dem eigenen Umfeld das ganz konsequent zu vermitteln. Wenn du Arbeit und Privat nicht ganz klar trennst, wirst du es schwer haben, deine Arbeiten pünktlich abzuliefern, weil immer irgend etwas dazwischen kommt. 

Keine Frage, wenn deine Kinder oder engste Familienangehörige krank sind, hat das sicher Priorität – aber das sollte die Ausnahme sein. Und in so einem Fall, wenn absehbar ist, dass du nicht fristgerecht deinen Auftrag abliefern kannst, dann solltest du so früh wie möglich auf jeden Fall mit deinem Auftraggeber Kontakt aufnehmen und die Situation erklären. Aber wie schon erwähnt, dass sollte nur die absolute Ausnahme sein, nur dann, wenn es tatsächlich nicht anders geht.

Technische Ausstattung für dein Schreib-Büro

Falls du noch mit der analogen Technik arbeiten möchtest und auf Nummer sicher gehen willst, schaffst du dir für diesen Zweck ein Komplett-Set an, sodass du deinem Kunden anbieten kannst, für deine Aufträge am besten direkt dein Diktiergerät zu verwenden. (Inzwischen gibt es aber digitale Diktiermöglichkeiten – dazu komme ich im nächsten Absatz)

Das hat den Vorteil, dass du nicht für jeden Kunden ein extra Wiedergabegerät vorrätig haben musst. Ansonsten solltest du die gängigen Systeme der Wiedergabegeräte besitzen, sodass du Aufträge sowohl für Mini- als auch Micro-Kassentensysteme übernehmen kannst. Nicht jeder deiner zukünftigen Kunden arbeitet bereits mit den digitalen Medien. 

Es gibt unterschiedliche Diktiergeräte und für jede Kassetten-Art (Mini – oder Microkassetten) benötigst du ein anderes Wiedergabegerät. Von daher ist es ganz nützlich, ein Diktiergerät deinem Kunden zur Verfügung zu stellen. 

© Amazon

Ein tolles Gerät wird von Olympus angeboten. Ich habe damals auch mit Olympus gearbeitet. (Ich habe bereits in dem Beitrag: Wer schreiben kann, hat immer die Möglichkeit, Geld zu verdienen, darüber berichtet) Das ist zwar schon lange her, aber ich war mit Olympus immer sehr zufrieden. Dieses Set bietet: 

  • Omni-Direktionale Stereo-Mikrofone
  • Präziser 4-Positions Schiebeschalter mit neuem Datei-Button
  • Editier-Funktionen (überschreiben/einfügen/löschen/sperren)
  • AS-2400: Fußpedal ermöglicht die bequeme Steuerung der Wiedergabe mit dem Fuß
Alternativ: Digitaler Diktierprozesses - wie "Digitales Diktieren" funktioniert

Digitales Diktieren ist inzwischen so ausgereift, dass es die tägliche Arbeit in den Unternehmen entscheidend erleichtert hat. Wenn du die vielen Vorteile des digitalen Diktierens in Betracht ziehst, ist es in jedem Fall nützlich, direkt diese Technik zu verwenden. 

Die Arbeitsbedigungen für beide Seiten (Diktant und Schreibbüro) verbessern sich mit dieser Technik durch einfacheres, schnelleres und effektiveres Arbeiten erheblich.

© Amazon

Rechts im Bild siehst du ein Philips DPM7700 Komplett-Set für Diktant und Schreibbüro – das benötigst du in der Regel aber nicht, sondern nur ein Wiedergabegerät, wie nachfolgend beschrieben. 

Nun, wie funktioniert das “Digitale Diktieren” und wie sieht das für dich, als Schreibbüro dann aus? – Zunächst werden die zu schreibenden Texte von deinem Auftraggeber in ein Diktiergerät gesprochen. Die Sprachdatei lädt er dann über USB auf seinen PC und sendet diese Datei anschließend an dich per E-Mail, LAN oder WAN. Du kannst umgehend mit deiner Arbeit beginnen und fertigst die Abschrift, bzw. Textdatei an. 

© Amazon Philips LFH7177

Für diese Form der Texterstellung benötigst du ein sogenanntes Wiedergabe-Set für digitale Diktiersysteme wie z. B. das Philips LFH7177

Ein riesen Vorteil ist natürlich, sowohl für dich als Schreibbüro als auch für deinen Auftraggeber: “Bandsalat” gehört der Vergangenheit an. Immer mehr kommen diese Systeme zum Einsatz, da es schneller und einfacher zu händeln ist, aber auch Versandkosten und Versandzeit damit wegfallen. Per Knopfdruck ist die zu übertragende Datei bei dir und du kannst umgehend loslegen. Die Sprachqualität ist sehr gut, kein Rauschen mehr und eine hervorragende Klangqualität zeichnen diese Art der Übertragung aus. 

Du solltest dir wirklich gut überlegen, für welches System du dich entscheidet. Die Technik schreitet mit riesen Schritten vor und die Vorteile für die letztere Variante liegen klar auf der Hand. Ich habe dir aber beide Möglichkeiten genannt, sodass du schauen kannst, was für dich das beste ist. 

Als “Schreibbüro” solltest du auf jeden Fall eine eigene Unternehmenspräsentation haben. Sie ist das Minimum für jeden, der daran interessiert ist, Aufträge zu generieren. Wenn du nur online deine Aufträge ablieferst, reicht meistens eine Internetseite. Hast du aber Kunden vor Ort, für die du online beispielsweise Texte erstellst (das bei einem Schreibbüro oftmals der Fall ist), so solltest du dir auch Visitenkarten erstellen lassen. Lese dazu meine beiden Beiträge, die ich hier in dem Absatz verlinkt habe. 

Zudem benötigst du gängige PC-Software wie beispielsweise Office. Einen Drucker benötigst du auf jeden Fall, zu Beginn reicht aber völlig ein sogenanntes Kombigerät (Multifunktionsdrucker). Es gibt immer Situationen, dass ein Dokument mal eingescannt oder ausgedruckt werden muss, usw. – von daher lohnt die Anschaffung auf jeden Fall, falls du noch kein Gerät hast. Ich habe gute Erfahrungen mit dem Canon gemacht und für den Anfang reicht dieses Gerät vollkommen aus.

Ein Headset zum Telefonieren ist sehr nützlich, aber nicht zwingend notwendig. Es ist halt immer von Vorteil, wenn Telefongespräche mit Kunden, bzw. auch deinem Auftraggeber stattfinden, dass du die Hände frei hast und dir Notizen machen kannst oder falls du zeitgleich am Rechner etwas schreiben musst, während du telefonierst. 

Es gibt unzählige, gute Headsets für Festnetz-Telefonie oder für PC-Telefonie, in allen erdenklichen Ausführungen und Preislagen. Im Laufe der ganzen Jahre habe ich so einige Headsets ausprobiert, von denen manche wirklich eine Katastrophe waren, andere wiederum gut waren und ihren Zweck erfüllten. Empfehlen kann ich die Headsets von Sennheiser, die es auch in allen Preislagen gibt, damit habe ich auch lange Zeit gearbeitet. Für den Anfang gibt es um die 30 Euro schon recht gute Headsets.

Wenn dir meine Beiträge gefallen, würde ich mich sehr darüber freuen, wenn du sie auf deinen Sozialen Netzwerken teilst. Vielleicht ist mein Blog ja auch noch für deine Freunde oder Bekannten ganz hilfreich. 

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