Virtuelle Assistenz / Büro-Service vom Home-Office aus

Virtuelle Assistenz / Büro-Service vom Home-Office aus

Virtuelle Assistenz im Home-Office – dies ist eine mit der beliebtesten und abwechslungsreichsten Tätigkeiten von Zuhause aus. Kaum ein Bereich ist so vielseitig und stellt teilweise auch unterschiedliche Anforderungen an dich. Idealer Weise kommst du bereits aus dem kaufmännischen Bereich und hast entsprechende Erfahrungen. 

Neben Organisationstalent, strukturiertes Arbeiten, einer hohen kommunikativen Kompetenz und dem sicheren Umgang mit den gängigen Programmen und Tools ist Grundvoraussetzung, wenn du in diesem Bereich durchstarten willst. 

Immer mehr Unternehmen lagern klassische Bürotätigkeiten aus, sodass du gute Chancen in diesem Bereich hast und sicherlich auch spannende, abwechslungsreiche Tätigkeiten übernehmen kannst. 

Welche Aufgabenbereiche erwarten dich?

Die virtuelle Assistenz im Home-Office kann für die unterschiedlichsten Bereiche zuständig sein. In den meisten Fällen übernimmst du diverse Bereiche und entlastest vielleicht dadurch die Sekretärin vor Ort im Unternehmen.

Typische Aufgaben können in diesem Fall sein:

  • Rechnungen schreiben, Mahnwesen bearbeiten
  • Lohnabrechnungen
  • Büroarbeiten jeglicher Art
  • Korrespondenz mit Behörden
  • Phonodiktate
  •  Marketing (Social Media)
  • Texte jeglicher Art für das Marketing erstellen
  • Grafik-Design
  • Fotografie und/oder Bildbearbeitung
  • und noch vieles mehr …

Wenn du mit dem Gedanken spielst als virtuelle Assistentin einen Büro-Service vom Home-Office aus zu gründen, solltest du ganz genau wissen, was deine zukünftigen Kunden von dir verlangen. Um keine falschen Erwartungen zu wecken macht es Sinn,  dass du dir zu Beginn deiner Tätigkeit Gedanken darüber machst, welche Leistungen in dein Portfolio gehören und diese auch dann entsprechend kommunizieren.

Wenn du in mehreren Bereichen fit bist, werden deine Kunden es zu schätzen wissen, alles aus einer Hand zu bekommen. 

Oder aber, du übernimmst den kompletten Bürobereich der jeweiligen Firma und erledigst alle anfallenden Arbeiten von Zuhause aus.

Diese Tätigkeiten können sehr unterschiedlich sein, je nach dem, was in dem jeweiligen Sekretariat anfällt. Wenn die Geschäftsleitung und/oder leitende Angestellte zum Beispiel viel auf Geschäftsreisen sind, gehört in so einem Fall sicherlich auch das organisieren und buchen der Flüge, Bahnfahrten, Hotels, usw., dazu. Organisationstalent ist für diese Art der Tätigkeit auf jeden Fall erforderlich. Hier kann es durchaus auch vorkommen, dass du als virtuelle Assistenz ggf. mit auf Geschäftsreise fährst. – Das ist z. B. im Bereich Trainer, Speaker, Coaches, etc., oftmals der Fall. 

Es ist von Vorteil, wenn du dich auf eine Berufsgruppe oder Branche konzentrierst und dich dort als Expertin für den Bereich positionieren kannst. 

Wie kann ich als virtuelle Assistenz meinen Büro-Service gründen?

Wenn deine Voraussetzungen gegeben sind, dein Leistungsspektrum definiert ist und du vielleicht sogar schon den einen oder anderen zukünftigen Kunden überzeugen konntest, steht einer Existenzgründung mit deinem Büroservice eigentlich nichts mehr im Weg.

Mit der Bezeichnung “virtuelle Assistenz” oder “Büroservice” handelt es sich nicht um ein erlaubnispflichtiges Gewerbe. Das bedeutet: Du musst keinerlei Nachweise erbringen, um dir deinen beruflichen Traum erfüllen zu können.

Beispiel: Wenn du dich als Buchhalter selbständig machen willst, musst du über deine Fachkompetenz Nachweise erbringen. Wenn du aber wiederum nur die “vorbereitende Buchhaltung” anbietest, die lediglich das Sortieren, Abheften und erfassen der Belege fürs Finanzamt beinhaltet, benötigst du keinen Nachweis.

Einen Büroservice zu gründen bedeutet hauptsächlich, ein Gewerbe anzumelden. Wenn du diesen Schritt wagen willst, dann musst du einen Gewerbeschein ausfüllen und darin unter anderem auch eintragen, für welche Rechtsform du dich entscheidest.

Die meisten Büro-Dienstleister/innen entscheiden sich für das Einzelunternehmen, diese Rechtsform ist unbürokratisch und setzt kein Stammkapital voraus. 

Alternativ erst einmal nebenberuflich starten

Bürodienstleistungen für andere Unternehmen zu übernehmen, ist beispielsweise eine Tätigkeit, die sich zunächst auch wunderbar nebenberuflich ausüben lässt. Indem du deinen Hauptberuf in Festanstellung weiterhin ausübst und nebenberuflich deinen Büroservice gründest, hast du eine ganze Reihe von Vorteilen:

  • Du hast nach wie vor ein festes Einkommen 
  • Dein Unternehmen kann schrittweise wachsen
  • Du kannst dir nach und nach deine Kunden suchen

Sobald dein Büroservice durchstartet und du immer mehr Aufträge bekommst, hast du ja die Möglichkeit, deine Nebentätigkeit zu deinem Hauptberuf zu machen. 

Ausstattung und Material, das du für diese Tätigkeiten benötigst

Einen PC mit Bildschirm oder Laptop hat ja heute schon fast jeder. Tastatur und Maus, verstehen sich von selbst, und ja, auch ein Handy wird sicher vorhanden sein. DruckerKopierer und Scanner sind auf jeden Fall erforderlich, wenn du als virtuelle Assistzenz arbeiten willst, denn diese Geräte brauchst du immer mal wieder. Für den Anfang reicht sicher erst einmal ein Gerät im niedrigen Preissegment. Ideal sind auch die sog. Kombigeräte (Multifunktionsdrucker). Ich habe gute Erfahrungen mit dem Canon gemacht und für den Anfang reicht dieses Gerät vollkommen aus.

Manchmal ist auch eine Kamera erforderlich, je nach dem, um welchen Aufgabenbereich es sich bei dir handelt.

Zudem benötigst du gängige PC-Software wie beispielsweise Office (Das du nicht mit illegal heruntergeladener Software arbeitest, versteht sich von selbst, nicht wahr?)

Ein Headset zum Telefonieren ist sehr nützlich, aber auch nicht zwingend notwendig. Es ist halt immer von Vorteil, wenn Telefongespräche mit Kunden, bzw. auch deinem Auftraggeber stattfinden, dass du die Hände frei hast und dir Notizen machen kannst oder falls du zeitgleich am Rechner etwas schreiben musst während du telefonierst, usw. Es gibt unzählige, gute Headsets für Festnetz-Telefonie oder für PC-Telefonie, in allen erdenklichen Ausführungen und Preislagen. Im Laufe der ganzen Jahre habe ich so einige Headsets ausprobiert, von denen manche wirklich eine Katastrophe waren, andere wiederum gut waren und ihren Zweck erfüllten. Empfehlen kann ich die Headsets von Sennheiser, die es auch in allen Preislagen gibt, damit habe ich auch lange Zeit gearbeitet. Für den Anfang gibt es um die 30 Euro schon recht gute Headsets.

Inzwischen nutze ich das  Plantronics Savi W740 Wireless Headset, das ist ein Gerät, dass sowohl für PC wie Skype, etc, Festnetztelefon + Handy nutzbar ist. Allerdings ist es auch nicht ganz preiswert, dafür aber gut 🙂

Unbedingt erforderlich ist aber ein Aktenvernichter/Schredder für diese Tätigkeit. Den brauchst du auf jeden Fall. Zu Beginn reicht auch hierfür ein Gerät um die 30-50 Euro – später kannst du dir ja ein größeres Gerät anschaffen, falls erforderlich. Wenn die Discounter ihre Büro-Aktionen haben, findest du dort auch Aktenvernichter, die recht gut sind. Diese Geräte liegen so um die 30 Euro und sind für den Start erst einmal ausreichend.

Für den Fall, dass du das benötigte Arbeitsmaterial zur Verfügung stellst, macht es Sinn und erleichtert es dir auch die Arbeit, wenn du stets ausreichendes Arbeitsmaterial vor Ort hast, damit du deine Aufträge auch fertig stellen kannst und nicht ins Stocken gerätst, weil Arbeitsmaterial wie genügend OrdnerDruckerpapierDruckerpatronen, OrdneretikettenTrennblätterKlarsichthüllen, usw., fehlen und du erst auf den Postboten warten musst, damit er dir deine bestellten Produkte liefert.

Auch stapelbare Ablagekästen zum Sortieren oder für die Ablage der Unterlagen, sind ganz nützlich. Ganz wichtig ist aber vor allen Dingen ein wirklich vernünftiger, stabiler Locher mit einer Anschlaghalterung, sodass du ordentlich A5- oder A4-Lochungen ausführen kannst. Ein stabiler Tacker mit ausreichend Ersatzklammern ist ebenso erforderlich. Gerade bei diesen beiden zuletzt genannten Geräten solltest du wirklich darauf achten, dass es gute und stabile Geräte sind, die hast du ständig im Einsatz.

Zudem solltest du dir schöne Visitenkarten drucken lassen und auch eine eigene Homepage erstellen oder erstellen lassen, um dein Business zu präsentieren. Hierbei ist es besonders wichtig, dass diese ein professionelles Erscheinungsbild haben und dich als Unternehmen bestmöglichst präsentieren.